EL PRESUPUESTO EN UNA CRISIS

Para establecer un principio básico en esta ponencia determino firmemente que creo como me enseñaron en alguno de los muchos cursos de buena formación que he recibido a lo largo de mi carrera profesional, que una “crisis” es una oportunidad, aunque admito que otros la verán como una amenaza.

Estoy convencido que no se entiende en general la filosofía presupuestaria, porque en la mayoría de la empresas, se asocia únicamente a valores económicos. Se confunden con demasiada facilidad planes con presupuestos y estos, con programas.

Por regla general, se admite que es muy alta la complejidad que plantea determinar las reglas para la elaboración de un presupuesto económico, ya que hay partes del mismo que sirven para todo tipo de empresas, pero otras en cambio, son diferentes según su actividad. Es complicado determinar lo que hay que hacer con la estructura de servicios generales.

En una crisis aparecen variables que lo hacen todavía mas complejo, ¿Cuáles son?, tratemos de contestar a estas preguntas, ¿Qué ocurre si nos desviamos en objetivos de venta?, ¿Que pasa si nos desviamos en los objetivos de compras?, ¿Y en los gastos?, y lo que es peor, ¿las desviaciones vienen dadas por cambios de comportamientos del consumidor?, ¿O porque no hemos sido capaces de maniobrar con la velocidad adecuada en nuestra gestión eficazmente?

Propongo un cambio de actitud, sin esta, no es posible más que comportarnos de manera vulgar, nuestra vida profesional habitualmente se basa en la defensa, pero no nos confundamos, atacar no significa convertirnos en una banda de locos paranoicos que descuidan su caja o su estrategia, se ataca basándose en el convencimiento de lograr el objetivo, en tener fe (un valor perdido), en que alcanzaremos lo que nos propusimos cuando comenzamos el camino.

Para abordar un presupuesto en época de crisis hay que establecer unas reglas que serán las mismas que en cualquier otra época, sencillamente priorizaremos en aquellas que según la situación de nuestra empresa nos den una ventaja competitiva o la supervivencia.

Siguiendo la siguiente metodología (en nuestra organización la denominamos “Escala©”) propongo realizar un presupuesto de la forma siguiente:

¡Revisemos lo que somos!, ¿Se ha logrado lo que se propuso el fundador?., ¿Hemos comunicando claramente nuestra misión a nuestros empleados?, ¿Nuestros valores son asumidos por nuestros empleados?

Estrategia (Revisemos nuestro modelo de negocio)
O como dice Joan Magretta, “Convertir las percepciones en empresas”,-Que es el Management, -pag.65-.).
Orientarse de forma permanente al mercado (inversión en herramientas eficaces)
Establecer un plan de inversiones y de capital (dirigimos nosotros)

Táctica. ¡Como llegar al objetivo!, (revisemos nuestro marketing)
Control de la gestión permanente. (Herramientas y formación)

Programas (Lo primero es lo primero y lo demás viene después)
Programa de ventas. Objetivos basados en la capacidad de compra del cliente
Programas de Producción (estudiar nuestra capacidad basada en el mix, tecnología + mano de obra)
Programa de Aprovisionamiento (elijamos con inteligencia a nuestros proveedores y trabajemos el concepto de Airrortua(Partners)

Presupuestos (Desde la estructura minima eficiente hasta la masa critica)
Innovando+innovando+innovando o al menos intentarlo.
La estructura de centros de producción se basa en una actitud “la mejora continua” por el camino de la eficiencia hacia la eficacia.
La eficiencia de la logística hacia fuera
La eficiencia en la administración de los servicios generales.
Financiación de las operaciones, buscando el justi-coste.
Establecimiento de los riesgos a asumir, (aprendamos de las crisis)
Ordenación de los activos, ficticios, antifuncionales o extrafuncionales, seamos honrados con nuestros recursos.

¿Y que hacer si el presupuesto se desvía?, pues que deberemos hacer un ejercicio de introspección en nuestra organización, y actuar con rapidez y contundencia, afrontando objetivamente los problemas, aprendamos de uno de los principios básicos de la democracia,…el beneficio de la mayoría se interpone al beneficio de unos pocos, aunque esto muchas veces sea injusto, o si lo prefieren el principio en la gestión utilizado en la mafia, “no es nada personal, solo son negocios”.

La complejidad nos condicionara el donde actuar, pero no les quepa duda una caída de la cifra de negocio, implicara un exceso de capacidad de producción basado en exceso de horas, reduzcámosla inmediatamente, una estructura pensada para un objetivo mayor, se tendrá que reducir si este se reduce.

Si ustedes ya hacen todo esto enhorabuena, sino, piense como hacerlo y sobre todo como hará que la organización entera se una como una piña para ayudarle a lograrlo ya que sin ella, usted no lo conseguirá.

EL GRAN TRABAJO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO ES EJERCER DE COORDINADOR ENTRE TODOS LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA, YA QUE SERA EL RESPONSABLE DE COMUNICAR E IMPLICAR A TODA LA ORGANIZACIÓN EN LOS OBJETIVOS.
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Articulo basado en la ponencia sobre B.I. (Business Intelligence, para dianasoft en la que diserté sobre como abordar un presupuesto en época de crisis, H.Hilton, jueves 13 de marzo de 2008,